Tietosuojaseloste sukututkimusrekisteri

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Ovaskan Sukuseura ry:ssä
Päiväys: 21.11.2021

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä: Ovaskan sukuseura ry, osoite: Volttikatu 4 A, 45120 Kouvola

Rekisterinpitäjän edustaja: Hallituksen puheenjohtaja Tuula Ovaska, ovaskansukuseura(-ät)gmail.com, info(-ät)ovaskat.fi
Henkilötietojen käsittelijät Sukututkimusrekisteri: Veli-Mikko Ovaska, sukututkimusvastaava, sähköposti: sukututkimus(-ät)ovaskat.fi

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Sukututkimusrekisteri

Sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan kuuluva suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin.

Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f).

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen.
Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia.

Rekisteröityjen ryhmät
Sukututkimusrekisteri: Ovaskan sukuun kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa sekä suvun esipolvet.

Käsiteltävät henkilötiedot
Sukututkimusrekisteri: Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.

Henkilötietojen vastaanottajat
Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään tarvittaessa sukukirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi henkilöiden luvalla. Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja sukuseuran ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan.

Henkilötietojen säilytysaika
Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

Käsittelyn turvatoimet
Sukututkimusrekisteri: Sukurekisterin hoidossa käytetään ATK-Palvelu Luhtasaari Oy:ltä ostettua SukuJutut- ohjelmaa, jonka sisältämät tiedot on tallennettu salasanasuojatusti sukututkimusvastaavan tietokoneelle. Sukututkimusvastaava huolehtii tietojen varmuuskopioinnista.

Rekisterinpitäjät ovat huolehtineet tarkoituksenmukaisista toimenpiteistä (mukaan lukien fyysiset ja digitaaliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen.

Henkilötietojen jatkokäsittely
Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.

Rekisteröidyn oikeudet
• Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista

• Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.

• Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää henkilötietojensa käsittely.

• Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

• Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle.

• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Yhteydenotto
Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä (katso Ovaskan sukuseuran hallituksen yhteystiedot).