Ovaskan sukuseura ry:n säännöt

I  Sukuseuran nimi, kotipaikka ja tarkoitus

1 §

Yhdistyksen nimi on Ovaskan sukuseura ry., kotipaikka Lahti ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.

2 §

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsenten keskuudessa.

3 §

Sukuseura pyrkii toteuttamaan tarkoitusperiään:

– järjestämällä yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkeilyjä sekä muita seuran toimintaan liittyviä ja sitä tukevia samantapaisia tilaisuuksia

– keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta

– selvittämällä ja auttamalla suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon

– harjoittamalla sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa sekä pitämällä jatkuvasti luetteloa suvun jäsenistä.

4 §

Sukuseura voi toimintansa tukemista varten ottaa vastaan testamentattua ja lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

II Seuran jäsenet

5 §

Sukuseuran varsinaisiksi jäseniksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai avioliiton kautta on siihen liittynyt sekä kuka tahansa sukuseuran toiminnan edistämisestä kiinnostunut henkilö.

Avioliiton kautta sukuun liittynyt henkilö voi halutessaan ilmoittautua puolisojäseneksi, jolle ei lähetetä erikseen seuran lehteä eikä jäsentiedotteita/tiedotusaineistoa.

6 §

Sukuseuraan pyrkivän on ilmoittauduttava seuran hallitukselle, joka päättää varsinaiseksi jäseneksi ottamisesta. Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta, on ilmoitettava siitä kirjallisesti seuran hallitukselle tai sen puheenjohtajalle; eroamisen voi ilmoittaa myös sukuseuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Sukuseuran jäsen, jota ei ole vapautettu velvollisuudesta suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, katsotaan eronneeksi sukuseurasta, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta viimeksi päättyneeltä kalenterivuodelta.

7 §

Sukuseuran varsinaisen jäsenen tulee suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, jonka varsinainen sukukokous on vahvistanut varsinaisten sukukokousten väliselle ajalle. Puolisojäsenen jäsenmaksu on puolet vahvistetusta jäsenmaksusta. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikkenemisen perusteella.

8 §

Seuran varsinaisen jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta.

9 §

Hallituksen esityksestä voi sukuseuran kokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisen ansioitunut seuran toiminnassa.
Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta ja hänellä on äänioikeus ja yksi ääni sukuseuran kokouksissa.

10 §

Hallituksen tulee pitää sukuseuran jäsenistä jäsenluetteloa.

III Seuran hallitus

11 §

Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan varsinaisessa sukukokouksessa. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja kuudesta kahteentoista (6-12) jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on kaksi vuotta ja se alkaa varsinaista sukukokousta seuraavan tilikauden alkaessa. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai hallituksen ulkopuolelta sukuseuran sihteerin, taloudenhoitajan ja muut mahdolliset toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu fyysisesti tai Skype- konferenssipuhelinyhteyden kautta tai poikkeuksellisesti, mikäli Skype-yhteys ei onnistu teknisistä tai aikataulullisista syistä, muun tietoliikenneyhteyden kautta, esimerkiksi sähköpostitse. Hallituksen jäsenten pitää kuitenkin olla fyysisesti läsnä vuotuisessa tilinpäätöskokouksessa. Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään kolme muuta jäsentä on saapuvilla. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.

12 §

Hallitus voi keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä asettaa avukseen valiokuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.

13 §

Sukuseuran nimen kirjoittavat seuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä rahastonhoitajan tai seuran hallituksen jäsenen kanssa.

IV Seuran tilit

14 §

Sukuseuran tilit päätetään kalenterivuosittain. Ne on annettava toiminnantarkastajan tarkastettavaksi viimeistään helmikuun kuluessa.

Toiminnantarkastajan lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään seuraavan maaliskuun aikana.

Milloin toiminnantarkastaja havaitsee muistuttamista tilien ja hallinnon johdosta ja katsoo ylimääräisen sukukokouksen pitämisen tarpeelliseksi, on hallituksen kutsuttava ylimääräinen kokous koolle.

V Seuran kokoukset

15 §

Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään hallituksen kutsusta sen määräämässä paikassa ja määräämänä aikana joka toinen vuosi huhti- syyskuun kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka on julkaistu sanomalehdissä tai annettu tiedoksi kirjeellä.

Ylimääräiseen sukukokoukseen kutsutaan seuran jäsenet hallituksen toimesta sanomalehti-ilmoituksella tai kirjeellä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.

16 §

Sukuseuran kokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Kokouksessa todetaan sen laillisuus.

Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:
1) hyväksytään edellisten toimintavuosien toimintakertomukset,
2) hyväksytään edellisten toimintavuosien tilit ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille,
3) vahvistetaan hallituksen laatima toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle ajalle,
4) valitaan hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet seuraavalle toimintakaudelle,
5) valitaan yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja tarkastamaan tilejä ja seuran hallintoa.
6) päätetään kannettavan jäsenmaksun suuruus seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle ajalle,
7) päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista.

17 §

Sukuseuran kokouksessa on jokaisella sukuseuran varsinaisella jäsenellä ja puolisojäsenellä, joka on suorittanut jäsenmaksunsa, sekä kunniajäsenellä yhtäläinen äänioikeus ja yksi ääni. Äänioikeutta on käytettävä henkilökohtaisesti. Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jonka hyväksi useimmat äänet on annettu, paitsi määräenemmistöä edellyttävissä sääntökohdissa. Jos äänet menevät tasan voittaa se mielipide, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on äänestänyt. Äänten ollessa vaaleissa tasan määrätään tulos arvalla.

VI Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen

18 §

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta voidaan tehdä vain, jos siitä on kokouksessa nimenomaan ilmoitettu.
Päätös sääntöjen muuttamisesta edellyttää, että sitä on kannattanut vähintään kaksi kolmannesta äänestyksessä annetuista äänistä. Sukuseuran purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänten enemmistö kahdessa peräkkäisessä sukuseuran kokouksessa, jotka pidetään vähintään kahden kuukauden väliajoin.

19 §

Jos sukuseura purkautuu, viimeisessä sukuseuran kokouksessa on päätettävä seuran omaisuuden käyttämisestä seuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla. Sukuseuran arkisto on luovutettava Karjalan Liitto ry:n tallennettavaksi.

20 §

Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia säännöksiä.

Nämä Ovaskan sukuseuran säännöt on hyväksytty seuran perustavassa kokouksessa Lahdessa 4. päivänä lokakuuta 1997.

Aarno Ovaska pöytäkirjan tarkastaja

Eero Hyväkkä pöytäkirjan tarkastaja

Säännöt on korjattu 20.5.2004 Patentti- ja Rekisterihallituksen Yhdistysasiainyksikön 22.3.2004 tekemän välipäätöksen merkintöjen mukaisesti.

Sääntömuutokset on rekisteröity 22.8.2013 ja 17.3.2016.