Tietosuojaseloste jäsenrekisteri
1 Rekisterin pitäjä
Ovaskan sukuseura ry
Yhdistyksen yhteystiedot:
Puheenjohtaja Tuula Ovaska
Volttikatu 4 A, 45120 Kouvola
puhelinnumero:
sähköposti: ovaskansukuseura@gmail.com
2 Yhteyshenkilö jäsenrekisteriä koskevissa asioissa, Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitaja
Paula Kaukinen
Mäkirinteentie 21, 15860 Hollola
puhelinnumero: 040 8458 025
sähköposti: ovaskansukuseura@gmail.com
3 Rekisterin nimi
Ovaskan sukuseuran jäsenrekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistys voi käyttää jäsenrekisterin tietoja jäsenviestintään, jäsenetujen tarjoamiseen, jäsentuotteiden ja -palveluiden kehittämiseen, jäsenmaksujen laskutukseen sekä jäsensuhteen hoitoon ja analysointiin.
Jäsenrekisteritietojen perusteella voidaan tehdä tilastoja yhdistyksen oman toiminnan kehittämisen tarpeisiin.
Yhdistyksen jäsenten syntymäajat ja postiosoitteet poimitaan vuosittain erilliseen tiedostoon, joka laaditaan onnittelukorttien lähettämistä varten. Onnittelukorttien lähettämisestä vastaa hallituksen jäsen, joka on nimetty tähän tehtävään.
Jäsentietolomakkeella sukututkimusta varten annetut tiedot annetaan yhdistyksen sukututkimuksesta vastaavalle hallituksen jäsenelle, joka päivittää tiedot erilliseen sukututkimusrekisteriin.
5 Rekisterin tietosisältö
Yhdistyksen jäsenen koko nimi, postiosoite, syntymäaika (pv.kk,vuosi), puhelinnumero, sähköpostiosoite. Samat tiedot merkitään puolisojäsenistä.
Tieto Karjalan liiton henkilöjäsenyydestä, jos jäsen on myös Karjalan liiton jäsenrekisterissä. Karjalan liiton jäsen tiedot ylläpidetään erillisessä Karjalan Liiton keskitetyssä jäsenrekisterissä. Karjalan liiton jäsenrekisterin ylläpito-oikeudet ovat tehtävään nimetyllä hallituksen jäsenellä ja hänen varahenkilöllään.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsen antaa häntä koskevat kohdan 5 tiedot liittyessään yhdistykseen. Yhdistykseen liitytään täyttämällä sukuseuran jäsentietolomake, joka lähetetään jäsenrekisterin hoitajalle.
Jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa yhdistykselle antamiinsa tietoihin tulleet muutokset.
Yhdistyksen hallitus ottaa ja erottaa jäsenet Ovaskan sukuseuran sääntöjen 6 §:n mukaisesti. Jäsenhakemukset ja eroilmoitukset käsitellään ja päätetään yhdistyksen hallituksen kokouksessa. Päätös merkitään kokouksesta pidettävään pöytäkirjaan.
Digi- ja väestötietovirastolta tai muulla vastaavalla tavalla saadut jäseniä koskevat tiedot kirjataan ja päivitetään yhdistyksen jäsenrekisteriin.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Ovaskan sukuseuran jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Yhdistys ei toimi EU:N tai ETA:n ulkopuolella siten, että se siirtäisi jäsentietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Koko yhdistyksen hallitus vastaa jäsenrekisteritietojen lainmukaisesta käsittelystä, suojaamisesta ja säilytyksestä. Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitajana toimii yhdistyksen hallituksen nimeämä yhdistyksen jäsen.
Hänen vastuullaan on jäsenrekisterin tekninen käyttö. Hän on tietoinen rekisteriin liittyvien yhdistyslain, tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain määräyksistä. Yhdistys on ohjeistanut hänet tähän tehtävään.
Jäsenrekisterissä olevan henkilöjäsenen kuoltua tai erottua tai tultua erotetuksi yhdistyksestä, tuhotaan jäsenrekisteristä suojatusti ja luotettavasti kaikki häntä koskeva tieto.
A. Manuaalisesti käsiteltävät tiedot:
Kaikki manuaalinen jäsenrekisteriaineisto säilytetään lukitussa tilassa, (esimerkiksi lukittu huone tai arkistokaappi). Jäsenrekisteriaineistoa käsittelee ainoastaan yhdistyksen jäsenrekisterin hoitaja tai hänen varahenkilönsä.
B. Digitaalisesti käsiteltävät tiedot:
Sähköistä jäsenrekisteriä ylläpidetään Excel-tiedostona, joka säilytetään yhdistyksen käyttöön hankitussa Google Drive -tilassa. Google Drivessa säilytettäviin jäsentietoihin on sukuseuran hallituksen päätöksen 9.1.2022 mukaan pääsy puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla, jäsensihteerillä, sihteerillä ja taloudenhoitajalla.
10 Tarkastusoikeus
Jäsenrekisterissä oleva henkilö voi todistamalla luotettavasti henkilöllisyytensä tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin merkitty.
11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jäsentietojensa korjaamispyynnön voi tehdä ottamalla yhteyttä yhdistyksen jäsenrekisterin hoitajaan.
12 Muut henkilö- tietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruttaa antamansa tiedot.
Rekisteröidyn jäsenen oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos Yhdistyksen toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoitetaan jäsenelle hänen oikeuksistaan sekä miten henkilötietoja käytetään. Yhdistyksellä on oltava em. toimenpiteisiin yksilöity lupa jäseneltä ennen toimenpiteitä.