Ovaskan sukuseura ry:n säännöt

I  Sukuseuran nimi, kotipaikka ja tarkoitus

1 §

Yhdistyksen nimi on Ovaskan sukuseura ry, jonka kotipaikka on Lahti. Yhdistys toimii Suomessa. Näissä säännöissä yhdistystä kutsutaan sukuseuraksi tai seuraksi.

2 §

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää Ovaskan suvun vaiheita ja historiaa. Seura vaalii suvun perinteitä, edistää jäsenten yhteenkuuluvaisuuden tunnetta ja tekee sukututkimusta. Seuran tavoitteena on lujittaa sukuidentiteetin muodostumista kaikkien Ovaskan sukuun kuuluvien kesken. Seura kunnioittaa menneitten sukupolvien muistoa.

3 §

Sukuseura toteuttaa mahdollisuuksiensa mukaan tarkoitustaan seuraavasti:

– järjestää yhteisiä sukukokouksia ja muita sukutapaamisia, kuten sukupäiviä, juhlia, retkiä ja kotiseutumatkoja

– järjestää koulutusta

– kerää ja arkistoi sukua koskevaa aineistoa ja tietoa

– auttaa suvun jäseniä taltioimaan sukua koskevaa aineistoa ja selvittämään suvun vaiheita

– kokoaa suvun kotiseudun historiaa ja kulttuuriperintöä

– pitää yllä ja päivittää sukututkimusrekisteriä

– tekee sukututkimuksen tuloksia tunnetuksi jäsenilleen sukututkimusrekisteriselosteen mukaisesti

– toimittaa erilaisia sukuun liittyviä julkaisuja

– tekee yhteistyötä paikallisten, alueellisten ja valtakunnallisten karjalaisia perinteitä vaalivien ja edistävien yhteisöjen kanssa.

4 §

Sukuseura voi toimintansa tukemista varten ottaa vastaan erilaisia tukia, avustuksia, lahjotettua ja testamentattua omaisuutta. Sukuseura voi perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura harjoittaa muutakin yhdistyslain 5 § tarkoittamaa toimintaa. Seura voi omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä ja irtainta omaisuutta.

Sukuseura ei harjoita elinkeinotoimintaa, eikä sen tarkoituksena ole taloudellisen hyödyn tai voiton tuottaminen jäsenilleen.

II Seuran jäsenet

5 §

Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta kuuluu Ovaskan sukuun tai on tämän puoliso. Halutessaan jäsenen puoliso voi olla jäsen tai puolisojäsen. Lisäksi kuka tahansa sukuseuran toiminnan edistämisestä kiinnostunut henkilö voidaan hyväksyä jäseneksi.

Samassa taloudessa asuvalle puolisojäsenelle ei erikseen lähetetä postitse Ovaskan sukuseuran lehteä eikä postitettua jäsentiedotetta. Leskeksi jääneelle puolisojäsenelle lähetetään vastaava materiaali, joka lähetetään varsinaiselle jäsenelle.

6 §

Sukuseuraan pyrkivän on haettava jäsenyyttä jäsenhakemuksella seuran hallitukselta, joka päättää ja hyväksyy jäseneksi ottamisesta.

Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta, on ilmoitettava siitä seuran hallituksen jäsenelle, joka tuo tiedon hallituksen kokoukseen todettavaksi, jolloin eroaminen katsotaan tapahtuneeksi.

Hallitus voi erottaa sukuseurasta jäsenen, joka on jättänyt täyttämättä ne velvollisuudet, joihin hän on seuraan liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään ja varoituksista huolimatta seurassa tai sen ulkopuolella rikkonut yhdistyksen sääntöjä, huomattavasti vahingoittanut seuraa toiminnallaan tai käytöksellään, aiheuttanut haittaa yhdistyksen toiminnalle tai ei enää täytä laissa taikka sukuseuran säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

Sukuseuran jäsen, jota ei ole vapautettu velvollisuudesta suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, katsotaan eronneeksi sukuseurasta, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta viimeksi päättyneeltä kalenterivuodelta.

Kaikki jäsenistössä tapahtuneet muutokset kirjataan hallituksen pöytäkirjaan.

7 §

Sukuseuran jäsenen tulee suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, jonka sukukokous on vahvistanut sukukokousten väliselle ajalle. Puolisojäsenen jäsenmaksu on puolet vahvistetusta jäsenmaksusta.

Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikkenemisen perusteella.

Kunniapuheenjohtajalta ja kunniajäseneltä ei peritä jäsenmaksua.

Jäsenetujen saaminen edellyttää sukuseuran jäsenyyttä.

8 §

Sukuseuran jäsenen alaikäinen perheenjäsen voi saada vastaavat jäsenedut kuin sukuseuran jäsen.

9 §

Hallituksen esityksestä voi seuran sukukokous kutsua sukuseuran kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi jäsenen, joka on erityisen ansioitunut seuran toiminnassa.
Kunniapuheenjohtajalla ja -jäsenellä on äänikoikeus ja yksi ääni seuran sukukokouksessa. Kunniapuheenjohtajia voi olla vain yksi kerrallaan.

Kunniapuheenjohtaja voidaan kutsua sukuseuran hallituksen kokoukseen, jossa hänellä on puheoikeus.

Hallitus päättää sukuseuran ansiomerkkien saajista.

10 §

Sukuseuran hallitus vastaa sukuseuran jäsenluettelon ylläpitämisestä jäsenrekisteriselosteen mukaisesti.

III Seuran hallitus

11 §

Sukuseuran hallitus valitaan varsinaisessa sukukokouksessa. Hallituksen tehtävänä on johtaa sukuseuran toimintaa, hoitaa sen asioita, omaisuutta ja taloutta sekä edustaa seuraa. Hallitus voi tehdä sopimuksia eri yhteistyötahojen ja palveluntarjoajien kanssa.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi neljästä kahteentoista (4-12) jäsentä. Uutta sukukokousta ei tarvitse kutsua koolle, jos hallituksen jäsen tai jäsenet joutuvat eroamaan kesken toimikauden, mikäli hallitus säilyy päätösvaltaisena.

Hallituksen jäsenten toimikausi on varsinaisten sukukokousten välinen aika, eli noin kaksi vuotta.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai hallituksen ulkopuolelta sukuseuran sihteerin, taloudenhoitajan ja muut mahdolliset toimihenkilöt.

Hallituksen työskentely tapahtuu joko lähi- tai etäkokouksina tai niiden yhdistelmänä.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun jompikumpi tai molemmat heistä katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallituksen jäsenten pitää kuitenkin olla fyysisesti läsnä vuotuisessa tilinpäätöskokouksessa.

Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään kolme muuta hallituksen jäsentä osallistuvat kokoukseen. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni.

Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.

12 §

Hallitus voi keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä perustaa työryhmiä kehittämään ja edistämään sukuseuran tarkoituksen toteuttamista.

13 §

Sukuseuran nimen kirjoittavat seuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä taloudenhoitajan tai seuran hallituksen jäsenen kanssa.

IV Seuran tilit

14 §

Sukuseuran tilikausi päättyy vuosittain 31.12.

Tilinpäätös, hallituksen laatima toimintakertomus ja muut yhdistyksen hallintoa koskevat asiakirjat on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään helmikuun loppuun mennesssä.

Toiminnantarkastajan kirjallinen lausunto seuran tilien ja hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään maaliskuun loppuun mennessä.

Jos toiminnantarkastaja havaitsee muistuttamista tilien ja hallinnon johdosta ja katsoo ylimääräisen sukukokouksen pitämisen tarpeelliseksi, on hallituksen kutsuttava ylimääräinen sukukokous koolle.

15 §

Jos Ovaskan sukuseuralle ei ole annettu määräyksiä testamentissa tai lahjoituksessa tulevien varojen käytöstä, sukuseuran sukukokous päättää saatujen varojen käytöstä.

V Seuran kokoukset

16 §

Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään hallituksen kutsusta sen määräämässä paikassa ja määräämänä aikana joka toinen vuosi huhti- syyskuun kuluessa.

Kokouksesta on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka on lähetetty postitetulla kirjeellä tai sähköpostilla. Koukouksesta ilmoitetaan myös sukuseuran kotisivuilla tai muulla sukuseuran hallituksen päättämällä tavalla.

Ylimääräinen sukukokoukseen pidetään, kun seuran sukukokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.

Sukuseuran kokoukseen voidaan osallistua myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Hallitus ohjeistaa sukukokouksen menettelytavat aina erikseen.

Sukukokous voidaan pitää myös ilman kokouspaikkaa, mikäli kokouksen osallistujilla on tietoliikenneyhteys tai muu tekninen apuväline ajantasaisesti käytössä.

17§

Sukuseuran sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Kokouksessa todetaan sen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:
1) hyväksytään edellisten toimintavuosien toimintakertomukset,
2) hyväksytään edellisten toimintavuosien tilit, esitetään toiminnantarkastajien lausunnot ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle,
3) päätetään jäsenmaksu seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle ajalle 4) vahvistetaan hallituksen laatima toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle ajalle,
5) päätetään hallitukseen valittavien jäsenten lukumäärä ja valitaan hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet seuraavalle toimintakaudelle,
6) valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja seuraavaksi toimikaudeksi,
7) päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista.

18 §

Sukuseuran kokouksessa on jokaisella sukuseuran varsinaisella jäsenellä ja puolisojäsenellä, joka on maksanut jäsenmaksunsa, sekä kunniajäsenellä ja kunniapuheenjohtajalla yhtäläinen äänioikeus ja yksi ääni. Äänioikeutta on käytettävä henkilökohtaisesti.

Kokouksen päätökseksi tulee se ehdotus, jolle suurin osa äänistä on annettu, paitsi määräenemmistöä edellyttävissä sääntökohdissa. Jos äänet menevät tasan voittaa se ehdotus, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on äänestänyt, mikäli puheenjohtaja on seuran jäsen. Mikäli kokouksen puheenjohtaja ei ole seuran jäsen, äänten mennessä tasan määrätään tulos arvalla. Vaaleissa äänten mennessä tasan määrätään tulos arvalla.

VI Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen

19 §

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta voidaan tehdä vain, jos siitä on kokouksessa nimenomaan ilmoitettu.
Päätös sääntöjen muuttamisesta edellyttää, että sitä on kannattanut vähintään kaksi kolmannesta äänestyksessä annetuista äänistä. Sukuseuran purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänten enemmistö kahdessa peräkkäisessä sukuseuran kokouksessa, jotka pidetään vähintään kahden kuukauden väliajoin.

20 §

Jos sukuseura purkautuu, viimeisessä sukuseuran kokouksessa on päätettävä seuran omaisuuden käyttämisestä seuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla.

Sukuseuran arkisto on luovutettava sopivaksi katsotun arkistotoimijan tallennettavaksi.

21 §

Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia säännöksiä.

Nämä Ovaskan sukuseuran säännöt on hyväksytty seuran perustavassa kokouksessa Lahdessa 4. päivänä lokakuuta 1997.

Aarno Ovaska pöytäkirjan tarkastaja

Eero Hyväkkä pöytäkirjan tarkastaja

Säännöt on korjattu 20.5.2004 Patentti- ja Rekisterihallituksen Yhdistysasiainyksikön 22.3.2004 tekemän välipäätöksen merkintöjen mukaisesti.

Säännöt on korjattu 10.3.2023 Patentti- ja Rekisterihallituksen 9.3.2023 tekemän korjauskehotuksen mukaisesti.

Sääntömuutokset on rekisteröity 22.8.2013, 17.3.2016 ja 10.3.2023